Sanal ofis ve sanal sekreterlik kullanımındaki hızlı artış, iş dünyasında yeni bir anlayışın hızla yerleşmekte olduğunun göstergesi… Sanal ofis ve sanal sekreterlik hizmetleri, girişimcilere 'ofisleri varmış' gibi yapma fırsatı yaratıyor. ''Sanal ofis nedir, ne değildir?'' diye merak ediyor ve ''neden olmasın?'' diyorsanız aşağıdaki bilgiler ilginizi çekecektir.
Girişimcilere 'ofisleri varmış' gibi yapma fırsatı yaratan sanal ofis hizmetleri, sanal sekreterlik, iletişim adresi hizmeti, resmi adres hizmeti, posta-kargo yönetimi, toplantı odası kiralanması gibi alt hizmet dallarından oluşur. Tanımları ve içerikleri hala çoğumuz için net değil olmayan sanal ofis dünyasına bir adım atalım ve sıkça kullanılan terimler ile başlayalım:
Sanal ofis hizmetlerinin temelde iki ayrı uygulama şekli vardır: Biri ''sanal ofis'' diğeri ise aslında ''hazır ofis'' olarak adlandırılması daha doğru olan ofis kiralama hizmeti… Aralarındaki temel fark, sanal ofis hizmetinde size fiziksel olarak kullanacağınız bir oda ya da alan tahsis edilmemesi; hazır ofis hizmetinde ise kiracısı olduğunuz bir odanızın olmasıdır.
Sanal ofis hizmeti, kullanıcılarına kelimenin tam anlamıyla ''ofisleri varmış'' gibi yapma fırsatı yaratır. Evden çalışıyor ya da mesainizi çoğunlukla ofis dışında (seyahatler, şantiye ya da üretim sahaları, müşteri ziyaretleri, toplantılar, tedarikçilerin denetimi) geçiriyorsanız fiziksel bir ofis alanına ihtiyaç duymazsınız. Bunun yanı sıra gelen çağrıların cevapsız kalmaması, profesyonel bir üslupla cevaplanması, gelen posta ve kargoların kaybolmadan size teslimi ise çok önemli ve gereklidir. İşte bu ihtiyaçların karşılanması amacıyla sunulan sanal ofis hizmeti, size profesyonel bir sekreterlik; posta ve kargolarınızın güvenli ellere teslim edilmesi ve siz teslim alana kadar saklanması; kartvizitinizde prestijli bir adres yazma imkanı sunması ve ihtiyaç duyduğunuzda ücretini ödemek şartıyla toplantı odası kullanma fırsatı sunar. Buradaki önemli detay, size verilen verilen adresi, şirket kuruluşunuzda kullanıp kullanamayacağınızdır. Sanal ofis hizmeti veren şirketlerde değişiklik gösteren bu konu ve diğer alt hizmetlerin detaylarını sorgulamanız ileride sizi zor durumda bırakmaması açısından önemlidir.
Sanal ofis hizmeti olarak bilinse de ''hazır ofis'' olarak adlandırılması daha doğru olan alternatif ise ofis alanının fiziksel olarak kullanımınıza açıldığı uygulamalardır. ''Büyük bir ofisi birden fazla kiracı ile paylaşıyor olmanız'' şeklinde tanımlanabilecek hizmet tipidir. İhtiyaç duyduğunuz büyüklükte bir ofis odasını, mobilyaları ile kiralıyor ve güvenlik, temizlik, internet, elektrik, su gibi maliyetleri diğer kiracılarla paylaşıyor olmaktan ibarettir. Hizmet aldığınız şirket, size tek bir fatura keserken ofis maliyetleri, kiranızla birlikte hizmet bedelinin içine yedirilmiş olur. Hazır ofislerde ücretlendirme, hizmet paketindeki bileşenlere göre değişiklik gösterir. Sekreterlik hizmeti, toplantı odası kullanım imkanı ve süresi gibi alt hizmetlerin detaylarını sormak hizmeti daha iyi anlamak ve doğru kıyaslama için gereklidir.
Desktech Sanal Sekreterlik ve Ofis Çözümleri, bu hizmetlerin biri ya da bir kaçını profesyonel bir yönetim ve iş ortaklığı anlayışı içerisinde sunarken ''ihtiyacın kadar kullan, kullandığın kadar öde'' alternatifleri ile kısıtlı bütçelerle hareket etmekte olan firmalara da nefes alma imkanı sağlar. Desktech Kurucu Ortağı Güzin Muratoğlu verdikleri hizmetin çıkış noktasını şöyle tanımlar: ''İş'' gittiğiniz yer değildir. ''İş'' uğruna çaba gösterdiğiniz, başarmak istediğinizdir.