Yüz yüze ilk tanışmada pozitif etki sağlamak için on saniyeniz vardır. Giyiminiz, saç biçiminiz, davranış ve konuşmalarınızın toplamı bu etkiyi yaratır. İlk intiba çok önemlidir ve asla ikinci bir şansınız olmaz… Telefonda da benzer kurallar geçerlidir. İlk ''alo'' ya da ''merhaba'' ile ilk iletişim başlar. Üstelik bu ilk alo, işyerleri ve işyeri sahipleri için daha da önemlidir. Gelin, şirketlerde bu iletişimi nasıl daha iyi hale getirebiliriz öğrenelim…

Karşılama Mesajı: Gelen çağrıları sadece şirket adını söyleyerek açmak yeterli değildir. Şirket adından önce ''merhaba'', ''günaydın'', ''iyi günler'' gibi uygun bir selamlama ile başlamak ardından şirket adını söylemek daha olumlu bir sonuç sağlar.

Şirket Adı: Çoğu kez yapılan bir hata da çalan telefonların sadece ''alo'' ya da ''iyi günler'' gibi bir selamlama ile cevaplanmasıdır. Bu, arayan kişide kafa karışıklığına yol açacağı gibi kesinlikle kurumsallıktan çok uzak bir tarzdır.

Yardım Teklifi: ''Size nasıl yardımcı olabilirim?'' ne kadar az duyduğumuz ve ne kadar da gereksinim hissettiğimiz bir soru değil mi? Şirketinizi arayan müşterileri ya da iş ortaklarınızı bu güzel cümle ile karşılayın. Bu soru cümleciğinin sihirli bir etkisi vardır: Sizi ilk kez arayan potansiyel müşterinize sıcak bir hoş geldin mesaj vermiş olursunuz. Bir problem ya da sorun ile sizi arayan bir iş ortağınız için problemin yarısı çözülmüş demektir. Her seferinde şu duyguyu uyandırırsınız: ''Doğru yerdeyim…''

Bu üç anahtarın birleşimi sihirli bir sonuç verir: ''Günaydın, ABC Şirketi. Size nasıl yardımcı olabilirim?'' Hem göze hem kulağa ne kadar hoş ve saygın geliyor değil mi?

Son Adım - Kapatırken: Gelen çağrı cevaplandı, doğru kişi ya da birime bağlandı. Belki de arayan kişi kısa bir soru sordu, cevabını aldı. Bu kısa iletişimi bitirmek için en uygun cümleler gülümseyerek söylenen ''İyi günler, aradığınız için teşekkür ederiz.'' ya da ''Hoşça kalın'' olabilir.