Sanal sekreter seçiminde beş önemli adım... İyi bir sanal sekreterlik hizmeti ve sanal sekreteri nasıl bulabilir, nasıl en iyisini seçebilirim? Cevap aşağıdaki beş adımda gizli.

Sanal sekreter ya da sanal asistan hizmetinden faydalanmaya karar vermek, büyük bir adımdır. Her şeyden önce alışageldiğimiz ''geleneksel sekreter çalıştırma'' anlayışını kırmış; modern dünyanın getirdiği teknolojik yenilikleri kucaklamışsınızdır demektir.

Büyük ihtimalle siz de mesai saatleri ile yetinmeyen; iş yükünü, mesai saatleri dışında da çalışarak taşımaya çalışan başarılı bir girişimcisiniz. Belki de artık ''işine'' odaklanmak isteyen, gereksiz detay ve angaryalarla uğraşmaktan yorulmuş, enerjisini satış, pazarlama ve yeni müşteri kazanmaya ayırmak isteyen bir iş sahibi. Aynı durum işini yeni kurmuş, taze girişimciler için de geçerlidir. Uzun zamandır hayalini kurduğunuz işinizi nihayet hayata geçirdiniz, şimdi görücüye çıkma zamanı… İçinde bulunduğunuz durum her ne olursa olsun; gerçekten de işinize odaklanmalı, gelen telefon çağrılarını, yapılacak aramaları, takip edilmesi gereken ödemeleri güvendiğiniz birine teslim etmeyi istemekte son derece haklısınız!

''Sanal sekreter çalıştırma'' kararını verdi iseniz sanal sekreter ya da sanal asistan çalıştırmanın faydalarını çoktan biliyor olmalısınız. Dilerseniz bir göz atabilirsiniz. Sanal Sekreter nedir? Sanal Sekreter çalıştırmanın avantajları nelerdir?

1. Sanal sekretere neden ihtiyacım var? Sanal sekreterimden hangi işleri talep edeceğim? Sanal sekreterimi hangi işlerde kullanacağım? Sanal sekreterimden beklentilerim neler? Şirketime gelen telefonları cevaplayacak, sorulan sorulara cevap verecek, randevularımı alacak, ürün ve hizmetlerimle ilgili bilgi verecek, sorunlu müşterilerimi arayacak… Belki de sadece telefonları cevaplaması yeterli…

2. Kısa Liste: Tüm ürün ve hizmetlerde olduğu gibi sanal sekreter hizmeti için de iyi hizmet verdiğini iddia eden birçok firma mevcuttur. Siz kendi kısa listenizi oluşturun.  Web siteleri size yardımcı olabilir. Önerim, web sitelerini inceleyerek, en az iki en fazla dört aday şirket seçin ve karşılaştırın. Kurumsal/kişisel ihtiyaçlarınızı belirlemek ve web üzerinden seçtiğiniz sanal sekreterlik firmalarına sormak üzere bir kontrol listesi hazırlamak için aşağıdaki sorulardan başlayabilirsiniz.

• Şirketim için telefon numarası tahsis ediyor musunuz? Bu telefon numaralarının sağlayıcısı kim, ses kalitesini nasıl sağlıyorsunuz?
• Şirketime gelen telefonların profesyonelce karşılayabiliyor musunuz?
o Bu, sanal sekreterlik hizmetine dair en temel sorunun cevabı çok basit gibi görünür ancak birçok durumda yeterince motive çalışmayan bir sekreterin donuk ses tonu, doğru telaffuz edilmeyen şirket, şirketiniz ile ilgili ilk algıyı bir anda olumsuza çevirebilir.
• Gelen çağrıları dilediğim herhangi bir telefona bağlayabiliyor musunuz?
o Bağlanabiliyorsa bu bir artı puan. Hangi yöntemle bağlantı (aktarma) sağlanıyor? Güvenlik zaafı yaratacak bir araç gerece ihtiyaç var mı? Aktarmalarda, sanal sekreteriniz arayan kişinin bilgilerini alıyor ve size iletiyor mu? Ya görüşmek istemezseniz nasıl bir aksiyon alınıyor? Peki ya maliyetler?
• Bana (ve çalışma arkadaşlarıma) bağlamaya gerek olmadan, sorulacak soruları cevaplayabiliyor musunuz?
o Şirketinize gelmesi muhtemel soruları sanal sekreteriniz cevaplayabilecek mi? ‘’Adresiniz nedir? Toplantı için yoldayım, tarif eder misiniz? Hizmetleriniz arasında x de var mı? Faks gönderdik, elinize ulaştı mı?’’ Bir sekreterin cevaplayacağı her soruyu sanal sekreteriniz de cevaplayabilir, cevaplamalıdır.
• Acil durumlarda bana (ve çalışma arkadaşlarıma)  ulaşamazsanız hangi adımları izliyorsunuz?
• Sanal sekreteriniz hangi günlerde, hangi saatler arasında hizmet veriyor?
• Mesai saatleri sonrasında gelen çağrılar için bir çözüm sunuyor musunuz?
• Şirketime özel bir anons (IVR) hazırlamak ve şirket telefonum için kullanmak mümkün mü?
• Sanal sekreteriniz İngilizce konuşabiliyor mu?
• Cevaplanmayan çağrı oranınız nedir? Şirketime gelen tüm telefonlar sanal sekreter tarafından cevaplanacak mı?

3. Karşılaştırın! Yukarıdaki tüm soruların cevaplarını kısa listenizdeki sanal sekreterlik ve/ veya sanal asistanlık firmalarından aldınız, kaydettiniz. Elbette fiyat karşılaştırması amacıyla teklif de istediniz. Siz de fark edeceksiniz, her bir hizmet ‘’sanal sekreterlik’’ ya da ‘’sanal asistanlık’’ olarak isimlendirilse de birbirinden çok farklı içerik ve genişlikte… Bir şirketin sanal sekreterlik fiyatı, ilk etapta düşük gözükse de diğer bir sanal sekreterlik şirketinin standart olarak sunduğu imkan ve hizmetler eklendiğinde astarı yüzünden pahalıya çıkabilir. Bu nedenle elma ile elmaya karşılaştırmaya dikkat edin. Ve unutmayın, ucuz hizmetin ucuz olması için mutlaka iyi ya da kötü bir neden vardır. Fiyatlar arasındaki farkı sadece matematik değeri olarak yorumlamayın, içerik ve kalite farklarını göz önünde bulundurun. Ne demişler? Kötü hizmet alacak kadar zengin değilim!

4. İşbirliği yaptığı kurumlar var mı? Bazı meslek grupları, odalar, kurumlar ya da üniversitelerle işbirlikleri olan firmaların kalitesi, sizin yerinize test edilmiş ve onaylanmıştır. Siz ya da firmanız o meslek grubuna ya da kuruma ait olmasanız da bu işbirlikleri, sizin tercihiniz için de yol gösterici olabilir.

5. Test edin! Sanal sekreterlik firmalarının çoğu hizmetlerini ücretsiz olarak denemenize, hizmet kalitelerini test etmenize izin verir. Bir gün ya da bir hafta… Görüşlerine güvendiğiniz yakınlarınız hatta yakın ilişkide olduğunuz iş paydaşlarınız, yeni sanal sekreterinizi test etsin. Telefonlarınız cevaplanıyor mu? Profesyonelce karşılanıyor mu? Diksiyon, hitabet, sekreterlik ve gizlilik gerekleri yerine getiriliyor mu?
İşini hakkıyla yapan şirketlerdeki sanal sekreteriniz ya da sanal asistanınız, beklentinizin çok üzerinde performans göstererek sizi çok şaşırtabilir. Sizin memnun kalacağınızı, aldığınız hizmetten tatmin olacağınızı bilen bu şirketler de sundukları hizmet kalitesinin verdiği güvenle, uzun süreli anlaşmalar imzalatmak yerine dilediğiniz kadar hizmet almanıza, dilediğiniz zaman sistemden çıkmanıza izin verir.

Doğru sanal sekreter ya da sanal asistan seçimi, günlük rutin işlerden sıyrılarak ''gerçek işinize'' konsantre olmanıza, verimliliğinizin artmasına ve şirketinizin büyüme yolunda daha büyük adımlar atmasına katkı sağlayacaktır. Üstelik ofisinizin içinde gerçek bir kişi çalıştırırken yaşayacağınız eğitim, yönetim, organizasyon ve verimlilik kaybından doğması olası sorunların hiç biri olmadan; bir aylık gerçek sekreter maaşına neredeyse bir yıl boyunca sanal sekreter hizmeti almak mümkün... Tüm bu avantajlar düşünüldüğünde, sanal sekreter kullanmaya başlayarak çok iyi bir seçim yaptığınızı söyleyebilirim. Yolunuz açık olsun.